François Rouhban

Le Système d’information désigne un ensemble de logiciels qui gèrent les processus de l’Organisation.

Dans les grandes Organisations, le système d’information peut être spécialisé pour gérer les processus d’une fonction de l’Organisation.

Par exemple, pour la fonction RH, le SIRH est doté d’un ensemble de logiciels dans 3 domaines applicatifs.

Cinq éléments composent le système d’information.

Les logiciels

Le premier élément structurant du système d’information est le logiciel qui opèrent les processus :

• Soit, un seul logiciel (système intégré),
• Soit, un ensemble de logiciels (système composite).

Par exemple, pour la fonction RH, le SIRH^[1] désigne un ensemble de logiciels qui gèrent les processus de la fonction RH^[2] de l’Organisation^[3] pour :

• Recruter plus vite,
• Développer mieux,
• Retenir longtemps.

Les données

Le deuxième élément structurant du système d’information est la donnée.

• Il est possible qu’une partie de l’information sur le collaborateur n’est pas numérisée comme le compte-rendu d’un entretien annuel consigné sur papier.
• Par exemple, pour la fonction RH, la donnée attachée au collaborateur est appelée Dossier individuel avec :
  • Le poste occupé,L’entité juridique de rattachement,
  • Les compétences…
• Les questions à se poser au sujet de la donnée sont :
  • Est-il facile de la faire évoluer (ajouter un champ d’informations…) ?
  • Qui peut le faire ?
  • Quelles sont les compétences requises pour le faire (paramétrage ou développement) ?

Les référentiels

Le troisièmement élément structurant du système d’information sont les référentiels.

• Les référentiels catégorisent une partie de la donnée pour la partager entre les logiciels du système d’information tout en préservant son intégrité.
• Par exemple, pour la fonction RH, certaines informations sont factorisées dans une table de référence comme :
  • La table des devises monétaires,
  • La liste des établissements de l’Organisation,
  • Le libellé des métiers auquel les postes sont rattachés.
• Les valeurs qui composent la table de référence s’appuient sur un référentiel comme :
  • Le référentiel ISO pour les devises,
  • La liste des établissements de la Direction juridique pour les établissements,
  • Le référentiel de Pôle emploi pour les métiers.
• Les questions à se poser au sujet des référentiels sont :
  • Sur quel référentiel se baser ?
  • Qui alimente et maintient ces tables ?

Ces questions peuvent requérir des arbitrages complexes lorsque :

• Les systèmes de l’Organisation sont composés d’une multitude de logiciels amenées à utiliser une même table de référence,
• La maîtrise de la référence devient un enjeu de pouvoirs sur l’Organisation.

Les permissions

Le quatrième élément structurant du système d’information sont les permissions.

• Les permissions déterminent qui a le droit de faire quoi sur quelle donnée :
  • Qui a accès à la donnée ?Qui peut créer, modifier, supprimer une donnée ?
  • Qui peut valider une transaction ?
• Par exemple, pour la fonction RH, le niveau de permission du Collaborateur sur un champ d’information n’est pas nécessairement le même que celui de son Manager.
• Le niveau de permission dépend du rôle joué par le Collaborateur dans l’Organisation. Par exemple, en tant que DRH d’une organisation, j’endosse :
  • Les permissions du DRH sur mon périmètre de responsabilités de DRH,
  • Les permissions d’un Manager, car en tant que DRH j’ai une équipe et
  • Les permissions d’un Collaborateur, car je suis aussi Collaborateur de mon organisation.

Les interfaces

Le cinquième élément structurant du système d’information sont les interfaces :

• Entre les logiciels entre eux et
• Entre les logiciels et les utilisateurs.

Par exemple, pour la fonction RH, les interfaces peuvent être différentes suivant que l’utilisateur est :

• Un collaborateur de la fonction RH utilisant principalement sont micro-ordinateur fixe pour gérer la paie,
• Un collaborateur de l’Organisation utilisant principalement sont téléphone mobile pour mettre à jour les données de son dossier personnel,
• Un Manager de l’Organisation utilisant principalement sont micro-ordinateur portable pour gérer son équipe.

Conclusion

En conclusion, la gestion efficace des processus de l’Organisation nécessite de connaître les 5 composants du système d’information.

N’hésitez pas à parcourir nos contenus pour continuer à nourrir votre curiosité et votre savoir.