François Rouhban

Le système d’information requiert les compétences clés du Manager digital :

• Cadrer les propriétés du système d’information en établissant un schéma directeur,
• S’assurer que le système d’information évolue en conformité avec la politique de l’Organisation,
• Innover en s’impliquant sur le marché des logiciels.

La capacité à embarquer les parties prenantes nécessite du leadership.

Cadrer les propriétés du système d’information

Architecturer le système d’information

La transformation digitale modifie le rapport à l’espace et au temps au point d’abolir les frontières et les silos des Organisations. Cependant, le réflexe de contrôle du territoire est maintenu par une aversion persistante au risque.

Dans ce contexte, le système d’information peut être perçu comme un espace dont la maîtrise est clé dans la gouvernance :

• De l’Organisation,
• Des processus qui la matérialisent,
• De l’information qui la nourrit et
• Des personnes qui la font vivre.

La géographie du système d’information change au gré des :

• Jeux de pouvoir,
• Politiques en œuvre,
• Perceptions et
• Influences.

Par exemple, pour la fonction RH, les habilitations, les droits et les rôles dans le SIRH sont des territoires numériques.

L’architecture est l’art d’agencer des composants dans un ensemble complexe.

Il existe autant d’architecture de système d’information que d’Organisation. Cependant, il est possible d’identifier trois types majeurs.

Architecture intégrée

Le premier type d’architecture de système d’information est l’architecture intégrée.

Dans un système d’information intégré, l’ensemble des processus est opéré par un seul et même logiciel. Tout est intégré :

• La base de données,
• Les référentiels,
• Les droits et rôles,
• Les règles applicatives.

Il s’agit d’un système d’information tout en un en :

• Soit, un ERP qui couvre tous les processus de toutes les fonctions de l’Organisation,
• Soit, un logiciel qui couvre les processus d’une fonction de l’Organisation, par exemple, la fonction RH.

Architecture composite

Le deuxième type d’architecture de système d’information est l’architecture composite.

Dans un système d’information composite, pour schématiser à l’extrême, chaque processus de la fonction de l’Organisation est couvert par un logiciel spécialisé. Chaque logiciel spécialisé est qualifié de best of breed.

Le système d’information composite est plus complexe à maintenir dans le temps. Il faut identifier :

• Une application maître de la donnée,
• Des référentiels communs utilisés,
• Des droits et rôles communs,
• Des règles applicatives partagées entre les logiciels.

Architecture hybride

Le troisième type d’architecture de système d’information est l’architecture hybride.

Entre les 2 extrêmes de l’architecture intégrée et composite, il possible d’imaginer différents stades plus ou moins intégrés.

Par exemple, pour la fonction RH :

• Le socle administratif, la hiérarchie, la paie, la gestion des temps sont intégrés dans un outil commun pour répondre au fort enjeu de productivité pendant que
• Les processus de développement des ressources humaines sont traités dans un logiciel de Gestion des talents (Talent management) pour répondre aux enjeux de souplesse et de sur-mesure liés à la culture de l’Organisation.
• Le système d’information hybride soulève les mêmes questions que le système d’information composite avec un degré de complexité variable en fonction du degré d’hybridation.

Autres propriétés du système d’information

Degré de centralisation du système d’information

L’Organisation doit évaluer le degré de centralisation qu’elle souhaite pour son système d’information.

Par exemple, pour la fonction RH, le caractère local de la réglementation rend difficile la mise en place d’un outil intégré adapté à toutes les réglementation du monde dans des conditions acceptables :

• De qualité,
• De coût et
• De performance.

En conséquence, une architecture du SIRH peut être :

• Pour le processus de paie :
  • Des paies traitées localement avec un minimum de normes partagées pour permettre un reporting et une visibilité au niveau global de l’Organisation,
  • Une gestion des talents globalement unifiée pour favoriser une harmonisation de la politique de rémunération et d’avantages.
• Pour le processus d’entretien d’évaluation de la performance :
  • Un logiciel centralisé imposant à toutes les filiales les mêmes règles de gestion (date de début et de fin des campagnes d’entretien, formulaire d’entretien…),
  • Une utilisation décentralisée laissant à chacune des filiales l’organisation des modalités des entretiens.

Le logiciel peut laisser plus ou moins de liberté et donc de pouvoir opérationnel en fonction de son paramétrage.

Degré de modélisation du système d’information

L’Organisation doit évaluer la capacité native de paramétrage du logiciel pour l’adapter aux exigences de ses processus :

• Soit, l’exigence est prévue sous la forme d’une option dans le modèle de l’éditeur. Dans ce cas, l’Organisation peut simplement personnaliser le logiciel en fonction des options disponibles,
• Soit, l’exigence doit faire l’objet d’un paramétrage en profondeur du logiciel. Dans ce cas, l’Organisation doit développer une connaissance experte du logiciel.
• Soit, l’exigence n’est pas prévue par l’éditeur. Dans ce cas, l’Organisation doit requérir un développement spécifique au risque d’augmenter le coût d’implémentation et de maintenance du logiciel.

Degré d’ouverture du système d’information

L’Organisation doit évaluer la capacité du logiciel à se connecter à d’autres logiciels :

• Soit, le système est capable d’accueillir un programme tiers en son sein,
• Soit, le système fonctionne en vase clos.

Certains éditeurs favorisent ce type de produit pour rendre les Organisations clientes captives :

• De l’éditeur et
• Des entreprises de conseil certifiées par l’éditeur.

Le système fermé présente l’avantage :

• D’être fonctionnellement plus cohérent et
• De permettre une circulation plus fluide de l’information.

Data is king

Le système d’information est un actif stratégique de l’Organisation qui doit planifier son architecture :

• Les différentes visions de l’Organisation par ses parties prenantes influencent la nomenclature de la donnée. Par exemple, pour la fonction RH, l’organigramme influence le design de l’Organisation.
• La fiabilité de la donnée exploitée permet de participer aux prises de décisions stratégiques. Par exemple, la donnée sur le coût du personnel positionne la fonction RH en compétition avec la fonction Finance.

Ethique du système d’information

Le système d’information définit et rend applicable la stratégie de l’Organisation avec sa portée culturelle :

• Pour assurer l’intégrité et la sécurité des utilisateurs et des données vis-à-vis de menaces extérieures ou intérieures,
• Pour satisfaire les attentes des utilisateurs et améliorer la performance collective.

Par exemple, pour la fonction RH, le SIRH doit définir et rendre applicables :

• Des niveaux de service à l’utilisateur,
• Des exigences :
  • D’interopérabilité avec les autres systèmes,
  • D’utilisabilité inclusive,
  • De sécurité pour :
    • Les utilisateurs et
    • Les données.

Superviser l’évolution du système d’information

Urbanisation du système d’information

L’urbanisation est l’action d’adapter le système d’information pour répondre à l’évolution des besoins de l’Organisation.

Le système d’information adapte la stratégie digitale de l’Organisation suivant un plan d’urbanisation intégrant :

• L’évolution de l’Organisation et
• La progression technologique.

Par exemple, pour la fonction RH, l’urbanisation du SIRH est un plan structuré avec des étapes stratégiques comportant :

• L’état courant et l’état visé,
• L’évaluation de la rentabilité,
• Les facteurs de risques,
• Les opportunités,
• Les forces et les faiblesses.
• Les conditions de gestion des demandes de changement.

Organisation du système d’information

Le système d’information requiert une Organisation.

Par exemple, pour la fonction RH, le SIRH peut être organisé en fonction :

• Des activités des systèmes d’information :
  • Une Organisation de projet,
  • Une Organisation de maintien en condition opérationnelle.
• Des sous-fonctions RH :
  • Recrutement,
  • Intégration,
  • Formation et développement des talents,
  • Rémunération,…
• Des zones géographiques de l’Organisation :
  • Amérique,
  • Asie,
  • EMEA…

Compétences du système d’information

Le système d’information requiert des compétences dans 3 domaines d’expertises :

• Transformation avec une méthode de gestion de projet comme la méthode Agile,
• Technique :
  • Donnée,
  • Processus,
  • Outils ;
• Métier (par exemple : Ressources humaines).

Lier des partenariats avec les éditeurs de logiciel et les entreprises de services numériques

Politique d’achat cohérente

Le système d’information requiert une politique d’achat cohérente avec son architecture et son urbanisation pour :

• Contingenter les démarches des éditeurs de logiciels :
  • Lien de dépendance et d’exclusivité,
  • Obsolescence des versions,
  • Promesse de la feuille de route ;
• Prévenir les effets d’une hétérogénéité du système :
  • Fragilité des interfaces,
  • Limitation de l’évolutivité,
  • Incohérence de l’expérience de l’utilisateur,
  • Inflation du coût de maintenance,
  • Impact environnemental.

Veille technologique

Le système d’information peut s’enrichir de solution originale en faisant appel au co-développement.

Accès à l’innovation

Le système d’information peut contribuer à l’innovation en faisant appel au co-développement.

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